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            精益办公_精益管理大师_3A精益管理顾问

             

              导读:

              办公精益化欧宝体育平台欧宝体育平台,首先要从思想入手欧宝体育平台,摒弃传统的思想欧宝体育平台,打心底里接受精益,并有开展精益管理到办公区域的决心欧宝体育平台。精益管理的思维是适用于各行各业各类岗位的欧宝体育平台欧宝体育平台,是一种精神欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台,是一种信仰欧宝体育平台,一定要坚信有比现在更好的方法欧宝体育平台。精益是全员参与的改善活动欧宝体育平台,是全体员工持续修炼的过程…绝不是只有生产欧宝体育平台欧宝体育平台、只有现场才能实施的欧宝体育平台欧宝体育平台。然后欧宝体育平台欧宝体育平台,我们就可以根据精益的思维用对应的工具去分析每个工位每个岗位存用价值欧宝体育平台,实施改善欧宝体育平台,最终减少办公的浪费欧宝体育平台、减少办公的差错,实现以最小的投入产生最大的岗位价值。

             

              许多公司有一种错觉,认为精益变革仅仅适用于生产现场。之所以有这样的想法欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台,是因为公司在实施管理过程改进时碰了壁欧宝体育平台,不知道如何区分管理活动中的价值和浪费欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台。很多制造企业在生产系统改进方面利用VSM价值流分析取得了很大成绩欧宝体育平台,但从根本上价值流图又是不完整的欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台,因为其中的办公流程往往不包含在内。我们常说“信息流推动物料流”,倘若管理过程没有得到改进欧宝体育平台欧宝体育平台,生产系统的改进自然也会很大影响欧宝体育平台,甚至断节停滞欧宝体育平台。

              价值流的活动通常分为两类:增值活动欧宝体育平台,即创造出能够得到客户认同的价值的活动欧宝体育平台欧宝体育平台;不增值活动,我们知道的“七种浪费”欧宝体育平台,其中又包含这样的活动:没有创造出客户认同的价值欧宝体育平台欧宝体育平台,但是为了支持各种经营业务的需要,不得不做的一些活动。大多数办公过程属于不增值活动中的不得不进行的活动欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台。因此欧宝体育平台,当要实施精益办公变革欧宝体育平台,必须会挑战现有的业务模式欧宝体育平台,也正为这样,在理解精益办公价值流之前欧宝体育平台,要学会区别浪费和增值欧宝体育平台欧宝体育平台。下面罗列了8种增加运营成本又不增加客户价值的浪费,做一个简单过程浪费的例子: 

            消费类别 办公室中的例子
            1、过量生产---在下道工序需要之前开始生产欧宝体育平台,而且生产量超过需求

            过早打印过多的文件欧宝体育平台欧宝体育平台;

            采购了过多的办公用品欧宝体育平台欧宝体育平台。

            2、库存---任何形式的批量生产 待处理的文件爆满
            3欧宝体育平台、等待 系统;奔欧宝体育平台,系统响应时间,等待审批,等待反馈
            4欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台、过度加工 重复录入欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台,重复检查,过量复印欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台,过多的报表欧宝体育平台,加急文件欧宝体育平台,人工报表等等
            5欧宝体育平台、返工---任何形式的缺陷 订单处理错误,设计错误欧宝体育平台,工程更改错误欧宝体育平台欧宝体育平台,**错误,员工流失
            6欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台、多余动作---人的移动 步行到复印机、打印机欧宝体育平台欧宝体育平台、传真机和办公室其他地方
            7、搬运---物品的移动 过多的邮件附件,过多传递欧宝体育平台,过多批复
            8欧宝体育平台、人才浪费---人的能力 限制员工完成任务所需的权限和责任欧宝体育平台欧宝体育平台,管理层的命令和控制,业务处理需要的工具不足

               对于多数公司来说欧宝体育平台欧宝体育平台,办公活动的成本欧宝体育平台欧宝体育平台、服务和质量都是顾客看不见的欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台,换句话说欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台,都不是直接服务于客户的欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台,因而在产品上是体现不出增值的欧宝体育平台。另一方面,生产现场有考核指标KPI欧宝体育平台,因为可以把问题暴露出来得到快速响应,而办公过程是缺乏这样的指标欧宝体育平台欧宝体育平台,所以办公室也要有类似的考核指标来最大化工作的价值和准确性,从而最大限度减少浪费欧宝体育平台欧宝体育平台。例举一个案例:杭州城北供电局的一个六西格玛改善项目---办公室转发和归口处理正确率欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台,通过设立目标、目标分析和改进欧宝体育平台,就是应用了精益办公价值流欧宝体育平台,而后项目改进以DMAIC的形式呈现欧宝体育平台,通过半年时间从原先的错误率1.7%杜绝到0欧宝体育平台欧宝体育平台,取得很大改进。

              打造精益办公室欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台,应先从5个方面考虑  

              长期以来欧宝体育平台欧宝体育平台,“精益思想”(lean thinking)一直局限于生产车间中欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台。但是欧宝体育平台,在企业中欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台,90%消除浪费的机会都存在于制造运营部门之外欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台,也就是管理与办公过程之中欧宝体育平台欧宝体育平台,如订单输入欧宝体育平台欧宝体育平台、客户服务欧宝体育平台欧宝体育平台、产品设计欧宝体育平台、采购欧宝体育平台、收款与付款等欧宝体育平台,这些过程中的浪费不仅数量多欧宝体育平台欧宝体育平台,而且很难消除,原因很简单,就是这些浪费很难被发现欧宝体育平台。

               1、优化组织机构欧宝体育平台。如果能适当将组织机构扁平化欧宝体育平台,尽量去除一切多余的环节与人员欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台,就可使高层管理者与一线管理者的信息双向传递更加及时有效,快速回应市场动向欧宝体育平台,提高管理效率欧宝体育平台。其次欧宝体育平台欧宝体育平台,要打破部门之间各自为政欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台、信息交流极度匮乏的现象欧宝体育平台欧宝体育平台,实行资源共享欧宝体育平台∨繁μ逵教欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台?绮棵湃嗽钡脑傺芭繁μ逵教ǎ皇桓鲇欣俅,更易让大家换位思考欧宝体育平台,使每个机构组织之间欧宝体育平台,更加紧密配合欧宝体育平台。

              2欧宝体育平台、强化办公室5S管理欧宝体育平台。办公空间安排的合理与否欧宝体育平台欧宝体育平台,通常也会影响工作效率欧宝体育平台欧宝体育平台。经常有业务接触的部门可以安排办公地点近距离欧宝体育平台欧宝体育平台,减少“搬运”浪费欧宝体育平台;对文件进行归档分类管理;减少工作中分散注意力的信息数量欧宝体育平台,如垃圾邮件和私人联络欧宝体育平台;清理“视觉污染“欧宝体育平台,如过期的文件欧宝体育平台欧宝体育平台、不用的信笺等等……如此种种欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台,对办公室进行定期整理欧宝体育平台、整顿、清扫欧宝体育平台、清洁、提高员工素养,就可营造“亮丽”的工作环境欧宝体育平台,让人心情舒畅欧宝体育平台,更添工作信心。

              3欧宝体育平台欧宝体育平台、消除日常浪费欧宝体育平台欧宝体育平台。其实,在办公室的行政流程里,往往有很多难以定义的浪费欧宝体育平台欧宝体育平台,没有生产区域那么显而易见欧宝体育平台欧宝体育平台,所以,我们更应从细节处着手欧宝体育平台,识别办公室浪费欧宝体育平台。我们要培养自我节俭的意识,减少电力欧宝体育平台欧宝体育平台、纸张等能源消耗欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台,努力营造大家共同遵守的“随手”氛围,如纸张重复利用欧宝体育平台欧宝体育平台、离开xx分钟关掉电脑显示器、白天关闭走廊亮灯、洗手后随手关掉水龙头等欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台,从每一个细节中发现浪费欧宝体育平台、消除浪费欧宝体育平台欧宝体育平台。同时要治理人浮于事的现象欧宝体育平台欧宝体育平台,上班时间随意聊天欧宝体育平台、干私活欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台、出工不出力等欧宝体育平台。其次欧宝体育平台,还要适当授权,简化行政审批手续欧宝体育平台欧宝体育平台、减少等待时间欧宝体育平台。此外欧宝体育平台,办公室浪费还有一种很严重的浪费—会议欧宝体育平台。召开不必要欧宝体育平台欧宝体育平台、没有重点的会议将会降低工作效率欧宝体育平台,打击员工的士气欧宝体育平台欧宝体育平台。以下摘自戴尔?卡耐基《人性的优点》中描述的会议管理方法:一欧宝体育平台欧宝体育平台、究竟出了什么问题欧宝体育平台?二欧宝体育平台、问题的起因是什么欧宝体育平台欧宝体育平台?三欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台、这些问题可能有哪些解决办法欧宝体育平台?四、你建议用哪种办法欧宝体育平台?围绕此四个问题进行会议讨论,相信会收到意想不到的效果欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台。

              4欧宝体育平台欧宝体育平台、转变工作方法,提高效率欧宝体育平台。细数一天8小时中所做的工作,可以发现,有大部分是琐碎却是必要的欧宝体育平台欧宝体育平台。我们应学会合理安排欧宝体育平台、简化欧宝体育平台、并集中处理:将许多分开的工作步骤加以整合,变成单一任务,以减少工作的复杂度欧宝体育平台;相似的工作排在一起欧宝体育平台,集中在同一个时段来处理等欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台。通常工作时数的多寡并不是与工作成果成正比欧宝体育平台,因此对于重点的欧宝体育平台欧宝体育平台,带高附加值的工作,我们应该投入最多的时间与心力欧宝体育平台欧宝体育平台欧宝体育平台。

              5欧宝体育平台欧宝体育平台、提升客户服务质量。我们知道仅仅是以最好的态度欧宝体育平台、最强的责任心为客户考虑周到欧宝体育平台,实行“关怀服务”也已不能顺应时代要求欧宝体育平台,得到内外客户满意度的认可欧宝体育平台,本人认为更重要的是要提升个人的业务素质,勤练内功欧宝体育平台、不断学习欧宝体育平台欧宝体育平台,业务素质的提高欧宝体育平台欧宝体育平台,必将有利于从全局出发欧宝体育平台,为客户谋取更高的未来价值欧宝体育平台欧宝体育平台,也必将与客户形成更加坚实的事业伙伴关系欧宝体育平台。

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